Foot Analytics ofrece una plataforma de análisis de ocupación 24/7, con la que gestionar espacios con total flexibilidad y de acuerdo a distintos objetivos.

Cuando se plantea el uso de este software avanzado de Facility Management, la consultoría inicial expone infinidad de situaciones mejorables, algunas puede que identificadas previamente y otras que surjan precisamente con el estudio del edificio.

A la hora de plantear estrategias de mejora, una de las que puede ofrecer mayores beneficios es la relativa al “Scaling Factor”.

Scaling Factor con Foot Analytics: ¿qué es y qué beneficios aporta?

El Scaling Factor propone una estrategia que interesa a la mayoría de grandes empresas cuando quieren optimizar la dimensión u el diseño de sus espacios: definir los metros cuadrados necesarios en función de los patrones de uso de los espacios, con el fin de optimizarlos y aumentar su uso práctico, sin reducir por ello el bienestar, la comodidad o la satisfacción del resto de profesionales.

Por tanto, mediante una estrategia que aprovecha este Scaling Factor, se analiza el espacio disponible (capacidad)  y se relaciona con la ocupación de cada espacio en cada momento. Con el análisis de estos patrones de uso, es posible identificar el número potencial de trabajadores que podemos asociar a un mismo espacio, sin saturar el edificio y manteniendo a todo el personal asignado hasta este momento.

Con Scaling Factor se realiza una simulación del espacio, de los patrones de uso y de la optimización potencial que se puede aprovechar.

Otras ventajas de gestionar espacios con iKnos de Foot Analytics

Scaling Factor de Foot Analytics es uno de los muchos conceptos aprovechables a través del software de gestión de la empresa de Facility Management. Su plataforma iKnos Corporate está siendo aplicada en más de en más de 20 edificios que acumulan más de medio millón de metros cuadrados.

Por descontado, la gestión de espacios puede abarcar muchos más ámbitos y ofrecer ventajas muy diversas, además de facilitar que más personal aproveche el espacio disponible.

Las ventajas más destacables que iKnos ofrece en lo relativo a la gestión efectiva de espacios son las siguientes:

• Hacer comparativas de espacios: con iKnos es posible identificar valores muy útiles como los espacios más o menos demandados, picos y media de ocupación, ratios de uso, etc.
• Patrones de uso: un valor de máxima utilidad, que es posible analizar, medir y gestionar en relación a la asistencia en unas oficinas durante toda la semana, con patrones diarios e informes de tiempo de uso, ya sea de algunos espacios concretos o bien de todo el edificio.
• Comportamiento de los ocupantes: gracias a esta plataforma es posible ver los recorridos más frecuentes entre todos los usuarios, algo que puede ser muy útil en la gestión de espacios adicionales a las oficinas, desde salas de reuniones hasta el comedor.
• Análisis de experiencia de ocupación: iKnos puede ofrecer un control de la densidad de aforo (m2 por persona), para analizar la asistencia media a la oficina o identificar los espacios favoritos por los ocupantes y que, en consecuencia, son los más utilizados.

Caso de éxito real de Scaling Factor: Banco Sabadell

La Generalitat de Catalunya, Astara, Cuatrecasas, Applus o Acciona son algunos de los clientes que ya aprovechan el sistema de gestión de espacios de Foot Analytics. Se suma a ellos también Banco Sabadell, en cuyo proyecto se han hecho evidentes las ventajas de Scaling Factor.

El trabajo con Banco Sabadell, que todavía está en curso, se inició en marzo de 2023. Desde entonces, con la plataforma de Foot Analytics se ha realizado una medición constante del uso y ocupación de la sede corporativa de Sant Cugat (CBS). El edificio consta de 47.000 metros cuadrados. A inicios del proyecto unos 1.800 profesionales se repartían en una superficie útil de 21.000 metros cuadrados.

Foot Analytics ha aplicado una medición constante del uso y la ocupación del CBS, con indicadores (KPIs) específicos que permitan asegurar el éxito de la transformación, entre los que se encontraba el Scaling Factor.

Aplicando la simulación de Scaling Factor, se identificó que la capacidad del edificio aprovechada no superaba el 70%.

Este análisis, que se llevó a cabo de abril a septiembre de 2023, también identificó un SF (valor de métrica de Scaling Factor) de 1,72, lo que indicaba que el CBS podía pasar del actual sharing ratio (SR) de 1,15 (escritorios/empleados) a un SR de 0,67.

En la práctica esto significaba que la cantidad de empleados en esas mismas oficinas podría llegar a 3.000 profesionales. En función de los patrones de uso, nunca coincidirían todos. Además, también se identificó que el espacio dedicado a los escritorios podía reducirse sin mermar la capacidad productiva de los profesionales. Banco Sabadell optó por una combinación de ambas estrategias y, tras un año de trabajo en este sentido, ya están aprovechando el mismo espacio más de 2.000 personas.